Jean-François Stich - Tag stress

Publication: A Review of Workplace Stress in the Virtual Office

Jean-François STICH — Thu, 07 May 2020 11:07:00 +0200

Virtual offices give employees the ability to work anytime, anywhere, using information and communication technologies, thereby blurring the temporal and geographical boundaries of work. Workplace stress is thus allowed to spill over from traditional offices to virtual offices, and vice versa. This review article presents key research from work psychology and information systems on workplace stress experienced in virtual offices (interruptions, workload and the work-home interface). It further discusses the main threats faced by organizations and office managers: reduced social interactions, poor communication, and deviant behaviors. Suggestions are also offered to practitioners seeking to design virtual offices in which employees can feel and work well, and to academics seeking to research this phenomenon in a transdisciplinary way.

Author Accepted Manuscript

The Version of Record of this manuscript has been published and is available in Intelligent Buildings International 2020 http://www.tandfonline.com/10.1080/17508975.2020.1759023.

Publication: Appraisal of Email Use as A Source of Workplace Stress: A Person-Environment Fit Approach

Jean-François STICH — Fri, 01 Mar 2019 08:52:00 +0100

The paper develops and tests theory that explains under what conditions the extent of email use is appraised as a stressor. Integrating concepts from information acquisition and person-environment fit theories, we hypothesize that individuals appraise their extent of email use as stressful based on the mismatch between their current and desired extents of email use. We define the mismatch as email misfit and the match as email fit. We first develop a conceptual framework that associates email misfit with the individual’s experience of three key workplace stressors—work relationships stressor, job control stressor, and job conditions stressor. We then develop hypotheses framing the relationship between email fit and misfit, and these stressors. We test our hypotheses by applying quadratic polynomial regressions and surface-response analysis to survey data obtained from 118 working individuals. The paper makes three theoretical contributions. First, in reporting a theoretical and empirical construction of email fit and misfit and their relationship to workplace stressors, it shows that email misfit is appraised as stress-creating. That is, both too much email and too little, compared to what the individual desires, are associated with stressors. Secondly, it shows that IT use (in this case, email) is appraised as stressful both when it exceeds (i.e., associated with overload) and fails to meet (i.e., associated with underload), the user’s expectation and preference. Thirdly, this paper suggests the person-environment approach as a theoretically novel way to conceptualize the cognitive appraisal and judgement associated with information underacquisition and overacquisition and shows workplace stressors as potentially new effects associated with them.

Final published version. Copyright © 2019 by the Association for Information Systems. The Association for Information Systems owns limited copyright of the material. Use for commercial purposes is not allowed.

The article appears here: https://aisel.aisnet.org/jais/vol20/iss2/2/

Publication: The technostress trifecta - techno eustress, techno distress and design: Theoretical directions and an agenda for research

Jean-François STICH — Tue, 01 Jan 2019 14:00:00 +0100

Abstract:

Technostress—defined as stress that individuals experience due to their use of Information Systems—represents an emerging phenomenon of scholarly investigation. It examines how and why the use of IS causes individuals to experience various demands that they find stressful. This paper develops a framework for guiding future research in technostress experienced by individuals in organizations. We first review and critically analyse the state of current research on technostress reported in journals from the IS discipline and the non-IS disciplines that study stress in organizations (eg, organizational behaviour and psychological stress). We then develop our framework in the form of the “technostress trifecta”—techno-eustress, techno-distress, and Information Systems design principles for technostress. The paper challenges 3 key ideas imbued in the existing technostress literature. First, it develops the argument that, in contrast to negative outcomes, technostress can lead to positive outcomes such as greater effectiveness and innovation at work. Second, it suggests that instead of limiting the role of IS to that of being a stress creator in the technostress phenomenon, it should be expanded to that of enhancing the positive and mitigating the negative effects of technostress through appropriate design. Third, it lays the groundwork for guiding future research in technostress through an interdisciplinary framing that enriches both the IS and the psychological stress literatures through a potential discourse of disciplinary exchange.

Author Accepted Manuscript

This is the peer reviewed version of the following article: Tarafdar, M, Cooper, CL, Stich, J‐F. The technostress trifecta ‐ techno eustress, techno distress and design: Theoretical directions and an agenda for research. Info Systems J. 2019; 29: 6– 42., which has been published in final form at https://doi.org/10.1111/isj.12169. This article may be used for non-commercial purposes in accordance with Wiley Terms and Conditions for Use of Self-Archived Versions.

Publication: E-mail load, workload stress and desired e-mail load: a cybernetic approach

Jean-François STICH — Wed, 26 Sep 2018 13:57:00 +0200

Abstract:

Purpose – Using email is a time-consuming activity that can increase workload stress. This paper investigates the relationship between the individual’s email load, workload stress and desired email load, drawing from the cybernetic theory of stress.

Design/methodology/approach – Based on prior theory, we first hypothesized relationships among email load, workplace stress and desired email load. We then tested these relationships on a sample of 504 full-time workers in the U.S., using survey data and covariance based structural equation modeling techniques.

Findings – We find that (1) higher email load is associated with higher workload stress; (2) higher workload stress is associated with lower desired email load; (3) lower desired email load is associated with lower email load; and (4) higher workload stress is associated with higher psychological strain, higher negative emotions, and lower organizational commitment.

Originality/value – The study provides a novel understanding of workload stress due to email load, through the lens of cybernetic theory. It contributes to the email overload and technostress literatures by conceptualizing desired email load as a potential outcome of workplace stress and as a regulator for email load. For practitioners, the study highlights the importance of managing employees’ email load to prevent the negative effects of workplace stress and associated strains.

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Publication: Electronic communication in the workplace: boon or bane?

Jean-François STICH — Wed, 07 Mar 2018 10:56:00 +0100

Abstract:

Purpose – The purpose of this paper is to review technostress-related challenges arising out of workplace communication, for employees and organizations, and to provide suggestions for taking these challenges on.

Design/methodology/approach – The paper presents an overview of current research and practice in the area of technostress-related challenges workplace communication.

Findings – Employees face technostress challenges relating to workplace communication in the form of technology overload, interruptions and work-home interferences. Organizations have to strike a balance between giving employees the technology they want and protecting them from these challenges. Several interventions to strike such balance are reviewed and commented on.

Practical implications – The paper gives practitioners an accessible overview of current research and practice in the area of technostress from workplace communication such as e-mail. A number of practical interventions are reviewed and commented on, which could help employees tackle such challenges.

Originality/value – Although this paper reviews state-of-the-art research, it is written in an accessible and practitioner-oriented style, which should be found valuable by readers with limited time but urgency to deal with technostress challenges arising out of workplace communication.

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Modèle commenté de charte sur le droit à la déconnexion

Jean-François STICH — Thu, 29 Jun 2017 15:58:00 +0200

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises doivent encourager chez leurs salariés un usage responsable des outils numériques. Cela peut passer par l'élaboration et la négociation d'une charte dite de "droit à la déconnexion".

Je vous propose dans cet article un modèle commenté d'une telle charte. Ce modèle se base sur des recherches récentes en sciences de gestion, de collègues ou de moi-même. A ce titre, je commente ce modèle d'un point de vue académique, en l'étayant de sources complémentaires.

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises doivent encourager chez leurs salariés un usage responsable des outils numériques. Cela peut passer par l'élaboration et la négociation d'une charte dite de "droit à la déconnexion".

Je suis parfois sollicité par des contacts et des étudiants, en stage ou diplômés, pour des conseils sur l'élaboration de telle charte dite de "droit à la déconnexion". Il s'avère que l'un de mes cours traite des enjeux numériques des ressources humaines et que ma recherche porte sur l'impact de la technique au travail (télétravail, hyperconnexion, ...).

Pour faire gagner du temps à tous, je tenais à partager ici mon modèle de charte d'usage responsable des outils numériques. Ce modèle se base sur des recherches récentes en sciences de gestion, de collègues ou de moi-même. A ce titre, je commente ce modèle d'un point de vue académique, en l'étayant de sources complémentaires.

Si vous comptez faire usage de ce modèle, je vous serais gré de m'en tenir informé. Nous pourrions peut-être même, qui sait, en profiter pour analyser son impact dans votre entreprise et en faire un projet de recherche académique ...

Télécharger mon modèle de charte sur le droit à la déconnexion (.doc)
Note importante : Je ne suis pas juriste mais chercheur en sciences de gestion. La charte que je propose n'a pas fait l'objet d'une relecture par un juriste !

Modèle commenté de charte d'usage responsable des outils numériques

Préambule

En application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016, la présente charte définit les engagements de l’entreprise et de ses salariés pour un usage collectivement responsable des outils numériques, ainsi que les modalités de l’exercice du droit à la déconnexion.

Article 1. Définitions

Font l’objet de la présente charte :

Outils numériques : Les technologies pouvant permettre au salarié de communiquer en tout lieu et en tout temps (notamment courriels, téléphones, réseaux sociaux, logiciels de visioconférences).
Hyperconnexion : La perception d’un salarié d’être en permanence connecté à son travail par ses outils numériques, et ce même lors de son temps de repos et de congé.
Droit à la déconnexion : Le droit pour le salarié de ne pas devoir ou avoir le sentiment de devoir utiliser ses outils numériques en dehors de son temps de travail.
Surcharge informationnelle : La perception d’un salarié d’avoir perdu le contrôle de ses outils numériques.
Usage responsable des outils numériques : Un usage des outils numériques respectant les temps de repos et de congé, la vie personnelle et familiale, ainsi que les souhaits d’usage de chacun de ses interlocuteurs.

Ma définition de surcharge informationnelle fait référence à celle de la "surcharge d'emails", définie académiquement comme "la perception d'un utilisateur d'avoir perdu le contrôle de l'usage de ses emails" (Dabbish et Kraut, 2006, p. 431). Il est à noter que ces définitions portent sur des concepts perçus par l'individu. C'est-à-dire que tout le monde ne réagit pas de la même manière à un même volume d'emails ou à une même intensité de connectivité (Stich et al., 2017). Il me semble donc futile d'établir un droit à la déconnexion se basant sur une définition absolue d'hyperconnexion (par exemple que l'hyperconnexion consiste à être joignable en permanence). Cela reviendrait à pervertir le droit à la déconnexion en un devoir de déconnexion qui ignorerait les différences individuelles de perception et de souhaits.

La perte de contrôle liée à la surcharge informationnelle est au coeur du problème de l'hyperconnexion. Comme le montrent de nombreuses recherches en la matière (par ex. Leonardi et al., 2010; ter Hoeven et al., 2016; Stich et al., 2015), l'hyperconnexion, bien que souvent revendiquée comme librement choisie, reste, dans son impact, asservissant et hors de contrôle. La charge informationnelle et l'hyperconnexion des uns est bien souvent causée par l'usage irresponsable des outils numériques par les autres (Stich et al., 2017). Par exemple, il peut être librement choisi de rester joignable chez soi, mais recevoir un appel inopiné et désagréable de son supérieur pendant un repas peut avoir des conséquences personnelles négatives. L'hyperconnexion est choisie mais ses modalités et ses impacts ne le sont souvent pas.

Tout l'enjeu du droit à la déconnexion revient donc, selon moi, à protéger le salarié de son "escalade d'hyperconnexion auto-entretenue" (Cavazotte et al., 2014, p. 82). Pour ce faire et étant donné que l'usage des uns dépend de l'usage des autres, je compte sur le fait que, si le salarié ne souhaite pas se déconnecter par lui-même, il le sera malgré tout si beaucoup de ses interlocuteurs, eux, se déconnectent.

Cette charte a ainsi pour objectifs (1) d'inciter le plus possible de salariés à revendiquer leur droit à la déconnexion - c'est-à-dire réduire la désirabilité sociale de l'hyperconnexion (Matusik et Mickel, 2011) -, et (2) d'encourager un usage collectivement responsable des outils numériques afin de rendre les communications plus efficaces et donc moins difficiles à traiter (Soucek et Moser, 2010).

Article 2. Engagements de l’entreprise pour un usage responsable des outils numériques

Pour encourager un usage responsable des outils numériques, lutter contre l’hyperconnexion et la surcharge informationnelle, et affirmer le droit à la déconnexion, l’entreprise s’engage à :

Sensibiliser ses salariés et les managers notamment à l’impact de leurs usages des outils numériques sur les autres salariés de l’entreprise,
Former ses salariés à l’usage responsable des outils numériques, et notamment à l’envoi, à la consultation, au tri et à l’archivage des courriels,
Désigner au sein de l’entreprise des interlocuteurs spécifiquement chargés des questions relatives à l’usage responsable des outils numériques, à l’écoute et en soutien des salariés,
Mesurer chaque année le niveau d’hyperconnexion et de surcharge informationnelle de ses salariés ainsi que leurs impacts,
Désactiver l’accès aux outils numériques pour un salarié à sa propre demande.

Vous remarquerez que ces engagements d'entreprise ne comportent pas d'outils de déconnexions forcées comme la coupure de serveurs à certaines heures, le retrait d'accès en dehors du travail, la réduction des fréquences de réception, ou la séparation des outils numériques professionnels des outils numériques personnels. Dans les entreprises ou de tels débranchements sont opérés (Volkswagen par exemple), ces débranchements se font bien sûr au cas par cas. Ma recherche montre en effet qu'il convient de prendre en compte non seulement les circonstances (nature du travail par exemple), mais surtout les souhaits individuels (Stich et al., 2017). Certains salariés vivent très bien leur hyperconnexion choisie (Derks et al., 2016). Tout le monde ne souhaite pas se déconnecter, et ceux que l'on déconnecte de force peuvent se retrouver tout aussi stressés que ceux qui n'y sont pas parvenus !

Acceptant donc que ceux qui ne souhaitent pas se déconnecter peuvent poursuivre leur hyperconnexion, reste donc à déterminer comment déconnecter ceux qui en expriment le besoin. La recherche montre que les freins principaux à la déconnection sont (1) l'hyperconnexion de ses supérieurs hiérarchiques et la désirabilité sociale de l'hyperconnexion (Derks et al., 2015; Matusik et Mickel, 2011), (2) le manque de compétences à utiliser efficacement et responsablement les outils numériques (Soucek et Moser, 2010), et (3) le manque de discussions collectives des pratiques d'hyperconnexion (Barber et Santuzzi, 2015). J'entends lever ces freins avec les suggestions suivantes.

La sensibilisation et l'accompagnement reviennent à faire prendre conscience des dangers de l'hyperconnexion. Dans nos sociétés de "valeur travail", l'hyperconnexion est souvent rendue désirable et glorifiée malgré ses méfaits. Le salarié hyperconnecté, qui répond aux emails sur la plage ou pendant les temps creux domestiques, se sent et est perçu comme "professionnel" (Cavazotte et al., 2014; Matusik et Mickel, 2011). Il revient donc de renverser la balance en rendant la déconnexion désirable. Cette sensibilisation doit cibler prioritairement les managers, qui sont à la fois "les principales victimes et les principaux coupables de l'hyperconnexion" (Waller et Ragsdell, 2012, p. 170). Les managers montrent l'exemple mais imposent également leurs normes d'usage des outils numériques à leurs subordonnés de manière implicite car, quoi que les managers en disent, il est difficile de ne pas leur répondre instantanément (Derks et al., 2015).

La formation est essentielle car les salariés compétents à l'usage des outils numériques ont un impact moindre sur leurs interlocuteurs. La recherche montre que savoir envoyer des emails concis et précis à un nombre justifié de destinataires permet de réduire le niveau collectif de surcharge informationnelle (Soucek et Moser, 2010). Sur le plan personnel, une meilleure gestion de ses outils (tri, archivage, paramètrage de la fréquence d'arrivage, ...) permet également de réduire son propre niveau de surcharge informationnelle (Dabbish et Kraut, 2006).

Pour pouvoir enclencher des discussions collectives pertinentes, il revient de pouvoir évaluer l'étendue et l'évolution des problèmes en matière d'hyperconnexion et de surcharge informationnelle. Cet audit annuel peut s'appuyer sur des instruments de mesures académiques existants. Je vous invite à me contacter pour plus de détails ou pour d'éventuelles collaborations.

Enfin, je propose de donner la possibilité aux salariés de "court-circuiter" leur manager en se faisant déconnecter sur leur demande par l'entreprise. La déconnexion étant désormais un droit, j'estime qu'il doit pouvoir être revendiqué malgré les pressions implicites qui pourraient le freiner (telles que la désirabilité sociale ou les normes en vigueur dans son équipe précédemment évoquées).

Article 3. Engagements des salariés de l’entreprise pour un usage responsable des outils numériques

Pour utiliser de manière responsable leurs outils numériques, et lutter contre l’hyperconnexion et la surcharge informationnelle de leurs interlocuteurs, les salariés s’engagent à :

S’interroger sur la pertinence d’utiliser les outils numériques en dehors de leur temps de travail,
S’abstenir autant que possible de contacter leurs interlocuteurs et surtout leurs subordonnés en dehors de leurs temps de travail respectifs, et à plus forte raison s’ils ne le souhaitent pas,
Ne pas contacter, ou mettre en copie de leurs courriels, des interlocuteurs qui ne semblent pas en avoir besoin ou qui ne le souhaitent pas,
S’enquérir des souhaits de chaque interlocuteur en matière de déconnexion et d’usage des outils numériques,
Respecter le droit à la déconnexion de leurs interlocuteurs en tenant compte de leurs souhaits et en n’émettant pas de jugement sur les raisons qui les motivent à revendiquer ou non ce droit.

L'hyperconnexion et la surcharge informationnelle sont de la responsabilité de tous. Les actions évoquées dans l'article précédent visent à encourage un usage responsable des outils numériques. In fine, ce sont donc aux salariés eux-mêmes de responsabiliser leurs usages, avec l'aide des dispositifs de l'article 2.

Les mêmes enjeux sont donc rappelés. Chacun se doit de responsabiliser son usage des outils numériques en montrant l'exemple (Derks et al., 2015), en envoyant des communications pertinentes (Soucek et Moser, 2010), mais aussi en faisant preuve d'empathie pour les usages souhaités des autres (Stich et al., 2017).

Ma recherche porte particulièrement sur ce dernier point. Comme la communication des uns dépend de celle des autres, il convient de s'enquérir des préférences de ses interlocuteurs en matière de connectivité, et de partager les siennes. Les enjeux de l'hyperconnexion, de la surcharge informationnelle, et même plus globalement du stress et de l'équilibre vie privée-vie professionnelle, sont individuels et subjectifs. Je suis donc persuadé que la meilleure manière de les aborder est par le respect mutuel de nos préférences et de nos choix.

Références

Barber, L. K., & Santuzzi, A. M. (2015). Please Respond ASAP: Workplace Telepressure and Employee Recovery. Journal of Occupational Health Psychology, 20(2), 172–189.
Cavazotte, F., Heloisa Lemos, A., & Villadsen, K. (2014). Corporate smart phones: professionals’ conscious engagement in escalating work connectivity. New Technology, Work and Employment, 29(1), 72–87.
Dabbish, L. A., & Kraut, R. E. (2006). Email overload at work: an analysis of factors associated with email strain. In Proceedings of the 2006 20th anniversary conference on Computer supported cooperative work (pp. 431–440). Banff, Alberta, Canada: ACM.
Derks, D., van Duin, D., Tims, M., & Bakker, A. B. (2015). Smartphone use and work–home interference: The moderating role of social norms and employee work engagement. Journal of Occupational and Organizational Psychology, 88(1), 155–177.
Derks, D., Bakker, A. B., Peters, P., & Wingerden, P. van. (2016). Work-related smartphone use, work–family conflict and family role performance: The role of segmentation preference. Human Relations, 69(5), 1045–1068.
Leonardi, P. M., Treem, J. W., & Jackson, M. H. (2010). The Connectivity Paradox: Using Technology to Both Decrease and Increase Perceptions of Distance in Distributed Work Arrangements. Journal of Applied Communication Research, 38(1), 85–105.
Matusik, S. F., & Mickel, A. E. (2011). Embracing or embattled by converged mobile devices? Users’ experiences with a contemporary connectivity technology. Human Relations, 64(8), 1001–1030.
Soucek, R., & Moser, K. (2010). Coping with information overload in email communication: Evaluation of a training intervention. Computers in Human Behavior, 26(6), 1458–1466.
Stich, J.-F., Farley S., Cooper, C. L., Tarafdar, M. (2015). Information and communication technology demands: outcomes and interventions. Journal of Organizational Effectiveness: People and Performance, 3(1).
Stich, J.-F., Tarafdar, M., Cooper, C. L., Stacey, P. (2017). Workplace stress from actual and desired computer-mediated communication use: a multi-method study. New Technology, Work and Employment, 32(1).
ter Hoeven, C. L., Zoonen, W. van, & Fonner, K. L. (2016). The practical paradox of technology: The influence of communication technology use on employee burnout and engagement. Communication Monographs, 83(2), 239–263.
Waller, A. D., & Ragsdell, G. (2012). The impact of e-mail on work-life balance. Aslib Proceedings, 64(2), 154–177.

Publication: Workplace stress from actual and desired computer-mediated communication use: a multi-method study

Jean-François STICH — Wed, 08 Mar 2017 14:07:00 +0100

Abstract:

The use of computer-mediated communication applications can lead to workplace stress for employees. However, such stress is influenced not only by how individuals actually use computer-mediated communication applications but also how they desire to use them. This article examines how the individual's actual and desired use of communication tools together influence his or her workplace stress. It does so across a range of computer-mediated media (e.g. email or instant messaging) and workplace stressors (e.g. workload or work relationships). This investigation is conducted using a multi-method research design. The quantitative study found that desired and actual use together influenced workplace stress, mostly for email, but not for other media. The qualitative study further showed that such influence depends on organisational conditions such as available media or co-workers preferences. The findings emphasise the importance of considering the individuals’ desired use of CMC media and their subjective appraisals of different media.

Publication: Information and Communication Technology Demands: Outcomes and Interventions

Jean-François STICH — Wed, 25 Nov 2015 16:50:00 +0100

Abstract:

Purpose – The purpose of this paper is to review four demands employees face when communicating through information and communication technologies (ICTs). We review the outcomes associated with each demand and discuss relevant interventions to provide a set of evidence-based recommendations.

Design/methodology/approach – This paper reviews the following demands associated with ICTs: response expectations, constant availability, increased workload and poor communication. We draw upon empirical research to highlight outcomes and intervention strategies, before discussing implications for research and practice.

Findings – The findings suggest that there are diverse outcomes associated with each demand. The outcomes were not inherently negative as evidence suggests that positive performance outcomes can arise from response expectations and constant availability, although they may be allied by health and wellbeing costs.

Practical implications – A number of practical strategies are described to help organizations address computer-mediated communication demands, including tailored training, organizational policies and role modelling. The paper also outlines suggestions for future research on the dark side of IT use.

Originality/value – This paper integrates four interrelated demands that employees can face when communicating through technology. We extend knowledge by analyzing interventions which enables a synthesis of implications for practice.

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